En tant qu’organisateur de séminaire et voyage incentive, nous sommes tous les jours sollicités par des entreprises qui souhaitent organiser un événement, un séjour incentive, un kick-off de rentrée, un team building… dans une ville sympa ou destination exotique. Le problème est bien souvent le budget, qui se révèle insuffisant par rapport aux attentes. Comme nous faisons du « sur mesure », le budget est pour nous le critère premier pour délivrer une prestation qualitative qui ne dépasse pas le budget donné. Tout budget donné peut permettre de réaliser une prestation de qualité, à condition parfois d’aménager un peu sa demande, pour finalement, offrir une réelle valeur ajoutée aux participants. Voici nos conseils pour réduire votre budget de séminaire et voyage incentive, sans réduire la qualité de la prestation.

1/ Estimer raisonnablement votre budget

Calculez raisonnablement votre budget initial pour éviter les fausses bonnes idées. Séminaire à l’étranger ou en France. Partez de votre expérience personnelle pour estimer votre budget, vos coûts. Vous verrez qu’un séminaire à Barcelone, ou New York pour 600 euros par personne pour 3 jours n’est pas réaliste. Prenez en compte un estimatif d’avion, de nuit d’hôtel, et vous pourrez ainsi vous rapprocher de votre budget requis.

2/ Le choix de la destination

Plus une destination dispose de connexions, moins le coût pour s’y rendre est cher. L’autre paramètre à prendre en compte est le nombre de trajets directs sur la destination. Plus il y a de trajets directs, moins le transport est couteux également. Un trajet pour Bordeaux, Barcelone ou Londres est de fait aujourd’hui très raisonnable. A noter également que certaines destinations sont naturellement chères sur place – hôtel chers, transports chers, repas chers, comme New York par exemple.

3/ Saisonnalité

C’est une évidence, mais la loi de l’offre et la demande fonctionne à plein sur la saisonnalité. Le sud de la France est plus cher en été qu’en hiver.  New York au printemps et en été sont très chers, mais ils le sont moins en automne et en hiver. En ajustant la météo, vous pouvez trouver une destination très sympa tout en profitant de tarifs moins chers. Ainsi Malte est agréable en toute saison, avec des prix ultra attractifs en hiver.

4/ Durée du séjour

Vos équipes aimeraient sans doute passer plus de 3 jours à NY mais la nuit supplémentaire peut coûter cher. Il en va de même de manière générale. Si votre budget est serré, privilégiez un temps court, ce qui rendra votre séminaire ou incentive d’autant plus dynamique.

5/ Chambre single ou twin

Partager sa chambre… les hôtels proposent des chambres single – 1 lit – ou twin – 2 lits séparés dans la chambre. Certaines entreprises acceptent que leurs salariés partagent les chambres, d’autres non. Si votre budget est serré et que la culture de votre entreprise s’y prête, l’utilisation de chambres twin vous permettra de réduire votre budget car le tarif de la chambre twin, s’il est un peu plus cher que la single, reste beaucoup moins cher que le total de deux single.

6/ le problème de l’avion pour les grands groupes

Dès que vous souhaitez réserver des billets d’avion pour plus de 10 personnes, vous basculez sur un tarif de groupe qui vous garantit les places, mais qui est parfois plus cher que le tarif affiché sur des comparateurs ou sur le site de la compagnie aérienne. Dans ce cas, pour les grands groupes – plus de 90 personnes, il peut être parfois intéressant d’affréter un avion car le tarif, en fonction des destinations, peut-être plus avantageux. L’autre intérêt, est que vous gérez totalement vos horaires – vous partez à l’heure que vous voulez.  

7/ Un ou deux avions

Il s’agit d’une politique de sécurité d’entreprise, mais d’un point de vue budgétaire, il est toujours plus intéressant de gérer la logistique d’un groupe, plutôt que deux. Si le coût « avion » ne change pas beaucoup, il faudra ensuite ajouter sur place des coûts supplémentaires de transferts pour le groupe supplémentaire.

8/ Centre-ville ou pas ?

Une fois à destination, comment réduire votre budget ? Sur le choix de l’hôtel notamment. Nous ne parlons pas du standard, mais de la localisation de l’hôtel dans la destination, qui peut vous permettre d’économiser substantiellement sur votre budget. Cette démarche est à prendre en compte avec la spécificité de la destination.
  • Par exemple - Londres : les hôtels sont chers en centre-ville. Les trajets locaux se font préférablement en métro, ou que l’on soit dans Londres. Il nous apparait intéressant de réduire le budget hôtel en choisissant un hôtel excentré mais en restant sur une ligne de métro qui vous amène en 10mn dans le centre-ville.
  • Par exemple : Dublin : la ville est petite, assez mal desservie pour aller aux points d’intérêts. Nous vous recommandons donc d’être dans le centre-ville. Car si vous gagnez en budget en vous éloignant du centre, vous le paierez ensuite en coûts de transferts en bus ou taxi.
  • Par exemple : Edimbourg : la ville est construite sur plusieurs collines et un ancien volcan. Si vous n’êtes pas dans le centre, à proximité du Royal Mile, vous aurez le choix entre utiliser des bus/taxis ou vous faire les jambes, parce que cela monte parfois très fort…
C’est là qu’intervient la connaissance de votre agence qui saura vous conseiller destination par destination.

9/ Pouvoir tout faire à pied

Moins vous utilisez de transport, plus vous économisez. Choisir une destination qui permet de circuler à pied est donc un réel avantage au niveau de votre budget. Optez pour des petites villes, ou des villes dont les centres d’intérêts sont concentrés au même endroit. Par exemple : Dublin ou Florence. Optez sinon pour une ville dont le système de transports urbains, notamment métro, est bien développé, comme Barcelone ou Milan.

10/ Destinations peu chère

Le dernier conseil, qui est aussi sans doute le plus évident, sélectionnez une destination peu chère. Certains pays ont un niveau de vie inférieur à la France, et vous offriront une bonne prestation pour vos euros. Certains pays sont structurellement peu chers, comme certains pays de l’Est, le Portugal, la Grèce. D’autres le sont conjoncturellement, comme le Maroc ou la Jordanie.

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N'hésitez pas à nous contacter pour toute question ou conseil, nous serons heureux de pouvoir échanger sur votre projet, vous aider à le concevoir du mieux possible, en respectant ou en optimisant votre budget, pour la plus grande satisfaction des participants. Contactez-nous!